Как привести дела в порядок

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок.

Книга многослойная, читаю не в первый раз.

Прежде всего поступающая информация делится на три типа:

  • Информация к немедленному действию
  • Информация к отложенному действию
  • Справочная информация
Остальное - это информационный мусор.

Конечно, есть обособленные действия (в. т. ч. повторяющиеся), и есть проекты - т.е. цели которые разбиваются на множество задач.

Любая задача проверяется на целеориентированность.

Алгоритм обработки информации следующий: требует ли это действий? - если нет, то это либо справочная информация, либо мусор, либо может быть не сейчас - если да, то если это проект, то необходимо разбить его на задачи, если обособленное действие, то сколько времени займёт его выполнение - если до 5 минут, то сделать сейчас, если более 5 минут, то перепоручите (и отправить в ожидающие), либо отложите (до следующего действия в очереди или до определённого времени (календарное)).

Дальше мысли Дэвида о функции управления, о сборе данных для действия (управленческой информации), поиска идей и рабочем процессе. (здесь требуется лучшая проработка его мыслей, т.к. терминологический аппарат книги непривычен, хотя возможно говорится о знакомых вещах).

Следующим идёт блок об организации рабочих мест. Выделяется основное рабочее место, домашнее и мобильное. Автор считает необходимым организацию их всех.

В середине книги очень много слов об организации папок для хранения списков дел и информации. Честно, пока не понимаю зачем это нужно. Для меня хватает списка входящие и проекты. Всё остальное короткие двухминутные задачи, которые делаю сразу или мусор который отбраковаваю. Возможно, у меня просто нет таких длинных списков дел о которых пишет автор. А вообще, у меня складывается своя письменно-электронная система списков. Мобильная в электронном виде, на рабочем месте удобнее работать с бумажными списками, с последующей редакцией электронных.

Аллен много пишет про конкретику присущую концу 90-х годов прошлого века, и на сегодня она не очень актуальна. У современного человека гораздо больше инструментов для организации рабочего процесса. Поэтому его книгу следует оценивать именно как набор рекомендаций которые следует творчески переосмыслить.

Один из главных посылов книги по-моему: это высвобождения сознания для спокойной жизни и текущих задач. Отсюда и одно из названий "Искусство продуктивности без стресса". Т.е. человек должен организовать всю поступающую к нему информацию так, чтобы сохранить главное, и спокойно к нему вернуться в нужное время. Возможность не держать весь поток входящей информации в голове и есть главная идея книги, и причина по которой люди должны испытывать намного меньше стресса в процессе своей деятельности.

Также автор обращает внимание на проблему выбора действий из списка дел. Помимо интуиции он рекомендует пользоваться, так называемой, четырёхуровневой моделью принятия решений, исходя из которой вы выбираете задачу из списка исходя из Контекста, Времени, Сил и Приоритетов, которые у вас имеются. Кстати, именно данная модель отчасти оправдывает организацию списков по различным папкам вместо общего списка, т.к. находясь в определённой ситуации вы знаете за дело из какой папки вы можете взяться прямо сейчас.

Автор справедливо замечает, что зачатую некоторые задачи не исполняются из-за того, что чётко не ясен следующий шаг их выполнения. Для это задачи нужно дробить на мелкие подзадачи, понятные для исполнения и выполнять их последовательно при первой возможности.

Видение без задачи - мечтания, задача без видения - рутина, видение и задачи являют надежду мира. Поэтически заканчивает книгу Аллен. Думаю к данной книге необходимо вернуться через какое-то время.